研究生、本科生因公出国（境）审批流程指引

  学生可登录USC 系统，在搜索栏中搜索“因公临时出国”，按照系统提示逐步填写相关信息。在正式填写前，通常需提前准备以下附件材料：

1. 邀请函  需提供会议主办方或合作单位正式邀请函。

2. 中文行程表  需细化至每日安排，且行程日期必须与系统中填写的离境、入境日期保持一致，同时与机票查询单中的时间一致。

3. 机票查询单  审批阶段无需提前购票，但需提供机票查询截图。建议后续实际购买的航班与审批时提交的信息尽量保持一致。

4. 保险单  需提前购买境外保险，并上传保险凭证。

5. 其他补充材料  根据具体出访任务不同，系统可能要求补充其他相关附件，请按要求准备。

    

  办理过程中请特别注意以下事项：

1. 尽早提交审批申请并预留签证时间  建议尽早提交因公出国（境）审批申请。审批通过后，方可办理签证。不同国家和地区的签证办理周期差异较大，请务必预留充足时间，以免影响出行安排。

2. 离境及入境日期需谨慎填写  审批通过后的出访时间原则上不得随意变更。行程可以缩短，但原则上不得擅自延长。如确需调整时间，需提前报备并按要求办理审批变更手续。

3. 学生无需办理因公护照  学生使用因私护照自行办理签证即可。

4. 经费需提前落实  请提前确认会议注册费、交通费、住宿费等经费来源，并确保相关经费已落实。

5. 出国前原则上需参加行前教育  根据学校相关要求，学生在出国（境）前原则上需参加行前教育，请关注学院或学校相关通知。

6. 审批人信息填写  如系统要求填写导师、辅导员等信息，请根据实际情况如实填写。

    

  如有相关问题，请企微或邮件联系学院外事秘书侯超老师，邮箱：houch27@mail.sysu.edu.cn。

  （更新时间：2026年5月19日）